Geplaatst door Carolien de Blaaij & opgeslagen onder Digitaal & Flexwerken, Tips, Werkvloer.

De behoefte aan een mobiele werkomgeving heeft de laatste jaren enorm aan populariteit toegenomen, waarbij de komst van COVID-19 heeft de trend definitief in versnelling gebracht. Steeds meer organisaties schakelen volledig over op laptops voor volledige flexibiliteit – zowel tijdens kantoortijd als voor het thuiswerkend personeel. Lang niet elk bedrijf neemt echter de benodigde stappen om haar werkomgeving hier correct op in te richten. Ontbrekende flexibele werkplekken en technologie die niet aansluit: hoe pakt u het proces aan om uw kantooromgeving opnieuw vorm te geven? Wij gaan de stappen langs.

Mensen werken op kantoor

Het proces

Het mobiele werken op kantoor zorgt er voor dat u altijd en overal uw werk kunt doen. Door het personeel te betrekken bij uw ideeën om de organisatie flexibel in te richten krijgt u feedback mee, maar zorgt u er ook voor dat de inrichting optimaal aansluit op de huidige werkwijze van de medewerkers. Maar waar te beginnen?

1. Hoofdlijnen in kaart brengen

Breng de activiteiten per afdeling in kaart om zo de hoofdlijnen te bepalen. Welke faciliteiten heeft elk team nodig om efficient te kunnen (samen)werken? U krijgt hierdoor duidelijk of voor een activiteit het mobiel werken wel aansluit bij de functie. Niet alle activiteiten zullen thuis of via flexplek kunnen plaatsvinden. Het kantoor is een ontmoetingsplek waar het personeel kan brainstormen, samenwerken en overleggen. Vergeet niet dat hierdoor ook bij tafels en onverwachte hoeken een regelmaat aan stopcontacten geplaatst moet worden.

2. Bezettingsgraad

Wanneer de activiteiten in kaart zijn gebracht is de volgende stap om de bezettingsgraad te meten binnen uw organisatie. Dit kan door middel van een uitgebreide analyse waarin wordt bepaald welke functionaliteiten nodig zijn voor uw personeel en in welke hoeveelheden. Dit is van belang om structuur te brengen en medewerkers de nodige middelen voor comfortabele werkplekken te bieden.

3. Werkplekken bepalen

De volgende stap binnen het proces is om uw werkomgeving mobieler te maken is de plekken bepalen binnen de organisatie. Wilt u het hele kantoor mobiel maken of is dit niet efficiënt? Bekijk per afdeling naar de activiteiten van het personeel. Breng in kaart hoeveel aantal medewerkers thuiswerken en welk aantal op kantoor aan de slag gaat. Op deze manier kan het benodigd aantal vierkante meter bepaald worden en dit zo efficiënt mogelijk ingericht.

4. Ontwerpen

Het ontwerp is voor de creatieveling het meest interessante deel van het proces. Neem de tijd om uw personeel te betrekken bij dit proces en luister naar de behoefte – samen overleggen over de nieuwe werkplek vormt direct een mooi stukje teambuilding. U kunt bij andere bedrijven kijken om inspiratie op te doen.

Is de nieuwe indeling in kaart? Dan kunt u beginnen met het bestellen van producten, eventueel ondersteund door een specialist. Zorg voor veel open ruimte en lichte kleuren: de kleur van het laminaat (zoals je hier kunt vinden) of de stoffering is hier cruciaal. Indien u groots wilt uitpakken kan er worden gekozen voor een binnenhuis architect die gespecialiseerd is in het inrichten van kantoren.